Das interne Kontrollsystem für den Rechnungslegungsprozess

Der Vorstand der Raiffeisenlandesbank Vorarlberg hat ein wirksames und angemessenes internes Kontrollsystem (IKS) für den Rechnungslegungsprozess eingerichtet, während der Aufsichtsrat die Überwachung der Wirksamkeit des IKS vornimmt.

Das interne Kontrollsystem zum Rechnungslegungsprozess ist dazu konzipiert, angemessene Sicherheit bei der Erstellung und Darstellung von veröffentlichten Jahresabschlüssen und Finanzinformationen in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen des UGB und BWG zu gewährleisten.

Kontrollumfeld

Das IKS ist durch die definierten Kontrollen integrierter Bestandteil von Prozessen. Auf Basis der Risikomatrix werden die Prozesse beurteilt und dementsprechend adäquate Kontrollen definiert. Die Konzeption des IKS für den Rechnungslegungsprozess stützte sich dabei insbesondere auf die Expertise der Fachleute aus dem Geschäftsbereich Banksteuerung in Abstimmung mit der Organisationsabteilung als IKS-Beauftragte der RLBV. Die Aktualisierung der Prozesse und deren Risiken beziehungsweise Kontrollen unterliegen einem zyklischen Review.

Risikobeurteilung

Wesentliche Risiken, insbesondere Risiken betreffend die Rechnungslegung, werden analysiert und nach Eintrittswahrscheinlichkeit sowie Auswirkung vor beziehungsweise nach Durchführung von Kontrollen in der Risiko-/Kontrollmatrix bewertet. Dabei sind die wesentlichen Prozesse der RLB und deren besondere Risiken für den Rechnungslegungsprozess berücksichtigt.

Im Rahmen des Rechnungslegungsprozesses bergen insbesondere Schätzungen bei der Bestimmung der Zeitwerte von Finanzinstrumenten, bei der Bilanzierung von Risikovorsorgen für Kredite und von Rückstellungen, komplexe Bilanzbewertungsgrundsätze sowie das aktuell schwierige Geschäftsumfeld das Risiko wesentlicher Fehler bei der Berichterstattung.

Kontrollmaßnahmen

Die Identifikation von Risiken erfolgt mittels der Risikomatrix je Abteilung. Die Abteilung Organisation unterstützt die Führungskräfte und Fachexperten bei der Darstellung. Kontrollschritte werden bei der Prozessdarstellung berücksichtigt und dokumentiert. Insbesondere wird festgehalten, in welchen Prozessen die Kontrollaktivitäten durchgeführt werden, wie diese aussehen und von wem sie wie oft vorgenommen werden.

Sämtliche Kontrollmaßnahmen werden im laufenden Geschäftsprozess angewendet, um sicherzustellen,  potenzielle Fehler in der Finanzberichterstattung zu verhindern beziehungsweise zu entdecken und zu korrigieren. Die Kontrollmaßnahmen umfassen auch die Durchsicht der verschiedenen Periodenergebnisse durch das Management. Die Prozessabläufe und die Verantwortlichkeiten sind dokumentiert und für alle Prozessbeteiligten nachvollziehbar.

Kontrollmaßnahmen in Bezug auf die IT-Sicherheit stellen einen Eckpfeiler des IKS dar. So wird die Trennung von sensiblen Tätigkeiten durch die Vergabe von IT-Berechtigungen unterstützt. Die Rechnungslegung und Finanzberichterstattung wird im Wesentlichen auf Basis des Kernbanksystems GEBOS und des Programms SAP im Hauptbuch und in zusätzlichen Nebenbüchern erstellt.

Information und Kommunikation

Im Geschäftsbereich Banksteuerung erfolgt die Erstellung des Jahresabschlusses nach UGB und BWG. Zusätzlich wird ein Lagebericht erstellt, in dem Erläuterungen zum Jahresergebnis gemäß den gesetzlichen Vorgaben erfolgen. Der Vorstand, der den Jahresabschluss aufstellt, legt den geprüften Jahresabschluss dem Prüfungsausschuss vor.

Die Öffentlichkeit wird durch den Halbjahresfinanzbericht und den Jahresfinanzbericht über unsere Website informiert.

Zur Wahrnehmung der Überwachungs- und Kontrollfunktion im Hinblick auf eine ordnungsgemäße Rechnungslegung und Berichterstattung gibt es monatliche Berichte an den Vorstand über die Soll-Ist-Entwicklung der wichtigsten bilanz- und risikorelevanten Zahlen, umfassende vierteljährliche Berichte an den Vorstand über die Gesamtsituation des Unternehmens und vierteljährliche Berichte an den Aufsichtsrat. Zusätzlich werden der Vorstand und Aufsichtsrat vierteljährlich über die eingetretenen Schadensfälle sowie kumulierten Risikoprofile der einzelnen Abteilungen informiert.

Die Mitarbeiter des Rechnungswesens werden laufend im Hinblick auf Neuerungen im Bereich der Rechnungslegung nach UGB beziehungsweise BWG informiert und sowohl intern als auch extern geschult, um Risiken einer unbeabsichtigten Fehlberichterstattung frühzeitig erkennen zu können beziehungsweise zu vermeiden.

Überwachung

Im Rahmen des internen Kontrollsystems ist sowohl die Verantwortung für den ordnungsgemäßen Ablauf als auch für die Einrichtung, Durchführung und Dokumentation von Kontrollen zu den Prozessrisiken geregelt. Die Innenrevision prüft die Einhaltung des IKS. Die Überprüfung der Wirksamkeit des IKS für den Rechnungslegungsprozess ist auch Gegenstand der Jahresabschlussprüfung durch den Österreichischen Raiffeisenverband (ÖRV).